Fladhimyr Castello

Atualmente se fala muito em gestão de projetos e mesmo assim ainda existem diversas empresas que não utilizam práticas e técnicas de gestão de projetos. Este post tem uma sugestão para estas empresas. É uma prática simples e que traz muitos resultados positivos.

No PMBok há uma área de conhecimento intitulada Gerência de Comunicação, como o nome já diz aborda aspectos de comunicações nos projetos. A dica abaixo faz parte desta área de conhecimento.

Ao longo da execução dos projetos se faz necessário encontros periódicos com a equipe para apontamento da situação do projeto. Para aquelas empresas que não praticam conscientemente técnicas de gestão de projetos asseguro que as equipes executam atividades que visam a entrega de alguma coisa. Assim, a técnica abaixo é para melhorar o acompanhamento das atividades em execução pelas equipes (ou departamentos, grupos, etc). Ela é muito simples e contempla apenas a realização de três perguntas.

No Scrum existe um evento de comunicação chamado "Reunião diária" que visa responder três perguntas:

• O que eu fiz desde a última reunião?
• O que vou fazer até a próxima reunião?
• Tive/Estou tendo algum impedimento?

Para reuniões semanais é possível utilizar as mesmas perguntas alterado o período:

• O que fizemos nesta semana?
• O que faremos na próxima semana?
• Tivemos algum impedimento nesta semana?

Pratiquem estas três perguntas nos próximos encontros com a equipe. Vocês perceberão resultados novos. Talvez após a primeira reunião, ou após algumas poucas reuniões vocês sentirão falta de algo primordial em qualquer gestão: o planejamento prévio.

Observem a situação abaixo:

João foi convidado para participar de uma reunião semanal de projeto, até o momento ele nunca tinha se envolvido com este projeto, nunca tinha lido nada a respeito. O motivo da participação dele na reunião é que ele assumirá a gestão do projeto no lugar no gerente atual.

A reunião segue a esquemáticas das três perguntas acima e no decorrer da reunião as respostas às perguntas estão sendo dadas. João percebe que a reunião está chegando ao fim. Ele soube o que foi feito na semana, o que será feito na próxima e os problemas que tiveram. Aí ele pede a palavra e diz:

"Ok pessoal, entendi o que foi feito e o que será feito na próxima semana. Agora me respondam a seguinte pergunta: O que deveria ter sido feito?"

O objetivo aqui é ter um indicador se o projeto está cumprindo o que deveria. Percebam que para fins de progresso só faz sentido falarmos o que foi feito se tivermos planejado o que deveria ter sido feito. Somente desta forma poderíamos avaliar nosso progresso. Por exemplo, planejamos entregar 4 funcionalidades ao negócio em uma semana e entregamos apenas 3 funcionalidades. Traduzindo para um indicador quantificável, tivemos uma efetividade de 75%.

Para fins de aprendizagem e lição aprendida devemos fazer mais uma pergunta: O que nos impediu de entregar 100%?