Um poderosa ferramenta de todo gerente: Delegação. Você sabe usar?

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Você sabia que uma forma de combater incêndio florestal é provocando um novo incêndio?
Sim. Isso mesmo. Você cria um incêndio controlado em uma faixa da vegetação. Dessa forma, quando o incêndio principal chegar na faixa já queimada o fogo irá acabar pois não haverá mais vegetação a ser queimada.
A técnica de combate a incêndio florestal pode ser utilizada no seu dia a dia. Você, como muitos profissionais, vive apagando incêndios. Você pode decidir por continuar apagando incêndio de forma reativa, ou você poder criar seus próprios incêndios para ter mais controle.
Imagine este cenário hipotético:
Um gerente super competente gerenciando alguns projetos complexos dentro da organização. Este gerente tem um desejo ardente de assumir mais projetos (pelos seus próprios motivos). No entanto, como ele centraliza as tomadas de decisões e realiza algumas atividades chave do projeto, não “consegue tempo” para assumir novos projetos. Com certa frequência integrantes de sua equipe deixam o projeto e a empresa, então o gerente precisa assumir algumas atividades deixadas pelos profissionais que saíram….
Esta centralização, algumas vezes baseadas nos pensamentos “não tenho tempo para ensinar outra pessoa”, “eu faço melhor que qualquer um” ou “eu faço com melhor qualidade” funciona como uma bola de ferro que prende o gerente e não o deixa se mover direito.
E os incêndios continuam surgindo...
Para este gerente é necessário que ele entenda que quanto mais ele delegaratividades, maiores serão as suas chances de assumir novos projetos e novas habilidades.
Para delegar é necessário estabelecer um ambiente de confiança, atuar como coach e fornecer feedback constante.
Quando atribuímos parte de nossas atividades para outras pessoas estamos os desafiando e gerando motivação. Consequentemente estaremos aumentando o desempenho e a produtividade da equipe.
Delegar não é uma atividade fácil e precisa de esforço e planejamento. Porém, é um investimento com resultados surpreendentes.
Delegar não é uma atividade fácil e precisa de esforço e planejamento
Entenda o que, hoje em dia, impede um gerente de delegar com sucesso:
  • Insegurança quanto ao seu futuro. Acredita que atribuindo responsabilidades a outras pessoas estará perdendo status dentro da empresa.
  • Acredita que os outros não possuem a capacidade para realizar o trabalho. Esta falta de confiança é um motivador para o gerente continuar centralizando.
  • Falta de habilidades para treinar os outros.
  • Satisfação pessoal com a tarefa ocorre, normalmente, quando o gerente era alguém técnico que assumiu a posição de gestão.
  • “Eu sempre fiz esta atividade”, o hábito impede que o gerente atribua a atividade para outra pessoa.
  • Inabilidade de encontrar outra pessoa para fazer o trabalho.
  • Sentimento de “falta de tempo” para ensinar outra pessoa.
  • Pensamento "eu faço melhor".
Devemos praticar a delegação constantemente. Quando você delega, você ganha tempo para focar em atividades mais importantes, as competências e a motivação de sua equipe aumentam significativamente, permite que você pense, planeje e se desenvolva para o futuro.

O que preciso fazer para delegar?

  • Crie uma lista com todas as suas tarefas. Após, identifique que tarefas específicas você pode atribuir a outras pessoas.
  • Identifique quem são os profissionais que podem assumir estas atividades.
  • Avalie o quanto de cada uma das atividades você pode delegar. Pode ser total ou parcial.
  • Mapeie que tipos de conhecimentos e aprendizados são necessários para cada pessoa que você considera que pode receber a atividade.
  • Avalie como motivar os profissionais para fazerem as atividades. Tente dizer que é uma oportunidade de ampliar seus conhecimentos e de desenvolvimento profissional.
Seu planejamento para delegar está pronto, porém ainda é necessário mais trabalho para uma delegação de sucesso.
  • Faça uma treinamento para a atividade que você está delegando. Frequentemente, forneça incentivos e feedback.
  • Elabore um plano de acompanhamento periódico. Por exemplo, no início defina 2 ou 3 encontros de feedback na semana. À medida que o profissional adquirir os conhecimentos necessários para as atividades aumente o período dos intervalos.
  • Deixe claro qual é o grau de autoridade que você está delegando. Não se esqueça, você ainda será o responsável pela atividade, mesmo tendo outra pessoa a executando.
  • Comunique a outras pessoas quem irá realizar as atividades.
  • Faça da atividade de delegar uma rotina.

Não se esqueça, delegar aumenta a motivação de sua equipe. Equipe motivada entrega melhores resultados.




Sobre o autor

Fladhimyr Castello

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Fladhimyr Castello, PMP, CSM, gerente de projetos, coach, palestrante e professor. Desenvolvendo equipe para melhores resultados.

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