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Introdução

Uma das grandes dificuldades das empresas é assegurar que as equipes realizem as tarefas que agregam valor aos objetivos estratégicos.

Porém, na maioria das vezes, o problema não está na escolha das atividades e sim no entendimento (ou falta) dos objetivos e das metas. Em geral, os objetivos são descritos de forma ambígua e por consequência atividades desconexas são realizadas.

Este guia foi escrito com o objetivo de esclarecer como escrever metas e objetivos de maneira assertiva.

Quais são as diferenças entre metas e objetivos


Primeiramente, é necessário entender a diferença entre metas e objetivos.

Conforme Doran (1981) não há diferenças práticas entre metas e objetivos. No entanto, ajuda o entendimento se distinguirmos um do outro.

Neste trabalho, considera-se que o objetivo é o fim, o destino, o resultado esperado. É o propósito de realizar algo. Serve como guia, fornece a direção do que se deseja fazer. Normalmente, escrita de forma qualitativa.

Enquanto que meta é o objetivo quantificado. São específicas, temporais e passíveis de mensuração. Escrever uma meta sem um prazo não faz sentido.

Com a intenção de resolver os problemas causados pela ineficiência de como as metas são escritas, Doran, criou a técnica SMART. Importante destacar que esta técnica pode ser utilizada tanto para escrita de metas quanto de objetivos. O uso está correto para ambos os casos. Doravante, neste guia a técnica será utilizada para a descrição de meta.

SMART


É uma ferramenta que tem o objetivo de escrever metas considerando 5 atributos. SMART é o acrônimo em inglês de Specific (específico), Measurable (mensurável), Assignable (responsável), Realistic (realista) e Time-bound (temporal) (Doran, 1981). 
Com o passar dos anos e devido às várias interpretações alguns termos foram modificados (Wiki, 2018). 
Atualmente, o acrônimo mais aceito considera "A" como attainable e "R" como relevant. Este trabalho considera o acrônimo mais aceito por acreditar que contempla o objetivo de Doran. A utilização da técnica SMART melhora a compreensão de metas e objetivos.

Specific

Quanto mais específico uma meta menores são as chances de ambiguidade. Da mesma forma, maiores são as chances de traçar as atividades necessárias para alcançá-la. Específico significa algo único, o oposto de geral, amplo. Dizer que sua meta é "ter lucro" ou "vender mais" são metas gerais, amplas e inespecíficas. Para definir objetivos/metas de forma específica utilize as três perguntas abaixo.

1°. What: O que será feito?

2°. Why: Por que será feito?

3°. Where: Onde será feito?

Exemplo de objetivo específico: “Quero vender mais treinamentos de gerenciamento de projetos de alto impacto visando melhorar o potencial dos clientes”.

Measurable

A única forma de medir os resultados de uma meta é quantificando o resultado da execução das tarefas. Medir o progresso ajuda você a se manter focado, cumprir seus prazos e se sentir empolgado ao alcançar seus resultados. Você deve definir um critério e um valor como parâmetro de mensuração e acompanhamento do progresso.

Exemplo de objetivo mensurável: “Quero vender 45% mais, em relação ao ano passado, de treinamentos de gerenciamento de projetos de alto impacto, através do portal, visando melhorar o potencial dos clientes”.

Attainable

Criar metas alcançáveis é fundamental para a motivação. Muitas pessoas acabam desistindo de seus objetivos por definirem metas inalcançáveis. Decomponha metas maiores ou complexas em itens menores com elevado grau de certeza de que irá alcançá-los. Pense na pergunta "Dada a situação atual, quão realista é este objetivo/meta?"

Relevant

A meta precisa estar alinhada com um propósito maior. Tenha em mente este propósito ao definir a meta. Uma meta relevante precisa responder sim às seguintes questões:

Esta meta faz sentido para mim?

Este é o momento certo para trabalhar nela?

Esta meta combina com nossos outros esforços e prioridades?

Eu sou a pessoa certa para realizar esta meta?

Esta meta faz sentido no atual momento sócio-econômico?

Time-bound

Toda meta precisa ser delimitada no tempo. A definição de prazo, além do fator motivacional, tem o papel de definir o período de tempo em que as tarefas serão executadas.

Exemplo de objetivo mensurável: “Quero vender 45% mais, em relação ao ano passado, de treinamentos de gerenciamento de projetos de alto impacto visando melhorar o potencial dos clientes, até o final do ano”.

Exemplos de metas SMART

A seguir outros exemplos completos e com a indicação da letra do critério SMART (em parênteses):
  • Aumentar em 20% (M, A, R), até o final do ano (T, A), o número de inscritos em nosso blog, focando em geração de conteúdo de gestão (S).
  • Faturar 10 milhões (M, A, R), no primeiro semestre (T, A), com a venda de nosso novo produto (S).
  • Contratar mais 20 funcionários (M, A) para a equipe de vendas (S, R) até o mês de setembro de 2018 (T);
  • Abrir 2 novas filiais (M, R, A). Uma em São Paulo até novembro de 2018 (S, T) e outra em Santa Catarina até março de 2019 (S, T);
  • Reduzir em 20% (M, R, A) a taxa de inadimplência dos clientes corporativos (S) até o lançamento do próximo produto em janeiro de 2019 (T, A);
  • Escrever um livro sobre liderança (S, R), com 210 páginas (M), até o final de setembro deste ano (T, A);
  • Caminhar 9 quilômetros por dia (M, R), todas as manhãs (S), até atingir o peso de 85 kg (T, A).

Verificação se a meta está bem escrita

É comum encontrar metas incompletas de definição. Por exemplo, "O projeto deve satisfazer seus clientes." Agora, veja esta meta escrita utilizando a técnica SMART "Nível de Satisfação Geral do cliente maior que 80% medido através de pesquisa de satisfação respondida no término do projeto".

De forma a validar se a meta está bem escrita, as perguntas a seguir precisam ser respondidas. Caso não consiga responder alguma pergunta, volte e reescreva a meta.

Qual meta devo cumprir para ter sucesso? (Specific)
Como saberei que estou progredindo para ter sucesso? (Measurable)

É possível cumprir a meta definida (desejo realista de 0 à 10 x a possibilidade de 0 à 10)? (Attainable)

Qual é a motivação para realizar esta meta? (Relevant)

Até quando a meta deve ser atendido? (Time-bound)
Para complementar o entendimento se a meta está bem escrita, utilize este checklist:
  • Especific
    • Resultado desejado: Qual resultado precisa ser alcançado?
    • Cliente: Para quem será o resultado (cliente, segmento)?
    • Propósito: Qual é o serviço, produto ou oferta?
  • Measurable
    • Métrica: Qual é o valor e a unidade para acompanhar o progresso?
  • Attainable
    • Viabilidade: Esta meta é realista dado os recursos disponíveis?
    • Esforço: Quais são os recursos necessários e disponíveis para realizar a entrega?
  • Relevant
    • Propósito: Qual é o serviço, produto ou oferta?
    • Entregável: Qual é o entregável que chega no resultado?
  • Time-related
    • Data alvo: Quando o resultado precisa ser alcançado?

Última dica

Para encerrar, a última dica diz respeito à formulação de metas pessoais.

Metas pessoais, precisam depender apenas de você para aumentar suas chances de sucesso. Por exemplo, "Ganhar aquela promoção" não depende apenas de você, depende também da pessoa que fará a avaliação.

Entretanto, "Obter a experiência e as competências necessárias para ganhar aquela promoção" dependem somente de você.

Referências

  • Doran, G. T. (1981). There's a S.M.A.R.T. way to write management's goals and objectives. Management Review; Nov81, Vol. 70 Issue 11, p35-36. AMA FORUM.
  • https://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria
  • https://boardview.io/blog/get-smart-in-defining-smart-goals/
  • https://www.mindtools.com/pages/article/newTMM_94.htm
  • https://www.mindtools.com/pages/article/smart-goals.htm

Nos dias atuais, de recessão, crise econômica e escassez de recursos (físicos, financeiros e humanos) uma atividade de extrema importância para qualquer gestor é definir corretamente o que fazer primeiro e o que deixar para um segundo momento, ou até mesmo descartar.
Toda vez que precisamos utilizar recursos limitados compartilhados em vários projetos se faz necessário o uso de práticas de gerenciamento de portfólio. Neste artigo, discutiremos uma técnica de priorização, que nada mais é do que definir uma ordem em que as coisas ocorrerão.
Sugiro a leitura do artigo “Não sei qual dos projetos fazer primeiro, qual eu priorizo” que sugere uma maneira rápida e objetiva para você começar a priorizar seus projetos.
Como mencionado no artigo, o primeiro passo para a priorização é definir os critérios mensuráveis a serem utilizados. Um estratégia que tem tido muito retorno é você se colocar no lugar do cliente (seja ele interno ou externo) e avaliar os critérios que geram Valor para o Negócio.
Sob esta ótica, uma técnica amplamente utilizadas para priorização de projetos, produtos, serviços ou atributos de produtos (entenda como requisitos) é a técnicaMoSCoW. A seguir, apresentaremos a técnica sendo utilizada para priorização de escopo de projetos ou requisitos de produtos. Entretanto, você também pode utilizar esta mesma técnica para classificar e priorizar os projetos você fará primeiro por estarem mais alinhados com seu planejamento estratégico.

Must, Should, Could, Want

MoSCoW é acrônimo das palavras, em inglês, Must, Should, Could, Want (Won’t have for now). É uma técnica que pode ser utilizada para classificar e priorizar projetos, escopo de projetos ou requisitos de produtos, sempre preocupado com ovalor para o negócio.
  • Must: escopo ou requisitos nesta classificação são aqueles que devem estar presentes, sua ausência torna o projeto ou o produto insignificante. Ou seja, tudo que é imprescindível para o escopo do projeto ou do produto. Especificamente, quando se trata de produtos são as funcionalidades do core business do produto, sem elas o produto perde o sentido. Imagine um aparelho celular que tenha os requisitos para controlar os seus contatos e o despertador e, que não te possibilite fazer ligações. Faz algum sentido lançar este produto como um celular?!
  • Should: requisitos nesta classificação são aqueles que deveriam estarpresentes, são requisitos que agregam mais valor ao negócio se estiverem presentes. Em produtos, são funcionalidades importantes, porém não são imprescindíveis.
  • Could: requisitos nesta categoria não são importantes, apesar de serem interessantes. Ou seja, o produto pode ou não ter estes requisitos que mesmo assim será aceito pelos clientes (desde que tenham requisitos must).
  • Won’t have for now: nesta classificação ficam os requisitos que não agregam valor no momento. Destaque especial para a expressão “no momento”, pois vivemos em constante mudanças e o cenário atual e o contexto atual podem mudar e requisitos nesta categorias podem passar a classificados em outras categorias. Em outras palavras, mantenha o registro destes requisitos, pois pode ser que no futuro passem a gerar valor para o negócio.

Como utilizar esta técnica para classificar e priorizar requisitos de um produto ou serviço?

  1. Liste todos os possíveis requisitos.
    • Como? Faça uma sessão de brainstorm.
  2. Com um grupo de pessoas multidisciplinar, classifique cada requisito em Must, Should, Could e Won’t.
    • Como? Experimente um Planning Poker.
  3. Pronto, sua lista de requisitos priorizados em Must, Should, Could está pronta. Agora faça o planejamento das entregas seguindo a priorização.

Futuros problemas

A depender da cultura organizacional de sua empresa, surgirão alguns dos seguintes obstáculos e você não conseguirá trabalhar adequadamente:
  • “Preciso manter minha equipe alocada 100%”. Nestes casos você trabalhará em requisitos de qualquer classificação.
  • “Precisamos entregar algo para faturar logo”. Nestes casos você trabalhará nos menores requisitos para faturar logo, independentemente da classificação.
  • “Todos os requisitos são imprescindíveis”. Nestes casos vocês perderão muito tempo discutindo o que fazer primeiro, até que alguém encerrá a conversa dizendo para fazer tudo.
  • Vários outros obstáculos acontecerão.
Tenha em mente que algumas pessoas não conseguem priorizar, pois para isto é necessário tomar decisões. Para tomar decisões é necessário ter coragem para arcar com as consequências, coragem para errar...Para estas pessoas, digo: tudo é aprendizado.
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Fladhimyr Castello, PMP, CSM, gerente de projetos, coach, palestrante e professor. Desenvolvendo equipe para melhores resultados.

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