Fladhimyr Castello

Quantos gerentes de projetos já ouviram esta frase ou algo parecido? Pois é, como é difícil criar a disciplina do registro diário de horas (ou apropriação de horas). Fico me perguntando: será que a equipe sabe para que serve o registro de horas?

Imaginem, a área comercial vende um projeto de escopo fechado. Para este projeto a equipe de engenharia estimou que gastaria 100 horas de trabalho (100 horas / Homem ). Para simplificar não faremos a divisão de horas por perfil. Digamos que este projeto tem quatro pacotes de entregas, sendo que as três primeiras entregas está estimado realizar com 30 h/H e o último pacote com 10 h/H. Considere que a equipe está dedicada exclusivamente a este projeto.

Acompanhe a linha do tempo abaixo:

Dia 01
  Equipe trabalhou em atividades do primeiro pacote.

Dia 02
  Equipe trabalhou em atividades do primeiro pacote.

Dia 03
  Equipe trabalhou em atividades do primeiro pacote.
  Neste dia o gerente de projetos consulta o sistema de gerenciamento de projetos para saber sobre o andamento do projeto. Ele consulta as atividades do primeiro pacote e constata que das 30 horas previstas nenhuma hora foi realizada.
  Como a equipe não registrou as horas diárias o gerente não sabe quanto tempo foi realizado nas atividades que foram feitas. Aí ele se preocupa se o projeto vai estourar, então pede para a equipe registrar as horas realizadas. No final do dia a equipe registrou 6hs, 8hs, 6hs respectivamente para os três primeiros dias. Até o momento foram realizadas 20hs do total de 30hs previsto, o gerente fica um pouco tranquilo.

Dia 04
  Equipe trabalhou em atividades do primeiro pacote.
  Gerente, no final do dia, foi verificar o andamento das atividades e constatou que a equipe não registrou novamente a horas realizadas. Conversa novamente com a equipe e pede para registrarem as horas.
  Final do dia a equipe registra 12hs em atividades.

Dia 05
  Gerente, no início do dia, verifica que a equipe registrou as horas, o total de horas do primeiro pacote está em 32hs. Estourou o previsto, e o gerente ainda não sabe se o pacote foi finalizado porque a equipe não mudou a situação da atividade para concluído.


Você, gerente de projetos, já deve ter vivenciado um cenário como este. É um saco ter que registrar horas diariamente, no entanto como qualquer outra atividade é de suma importância.

Geralmente, o gerente de projetos precisa prestar contas (semanalmente) com o gerente sênior ou para o cliente a respeito do andamento dos projetos. O gerente utiliza o sistema de gerenciamento de projeto para extrair as informações e gerar um relatório de esforço previsto x realizado. Percebam que se a equipe não registrar as horas o relatório aparecerá em branco e o gerente não saberá quanto esforço foi gasto.

Com o registro diário o gerente consegue identificar quais atividades estão consumindo mais esforços e pode tomar melhores decisões sobre realizar a tarefa em um melhor tempo, ou seja, facilita a tomada de decisão.

O registro diário ajuda a própria equipe a perceber rapidamente se uma atividade vai levar mais tempo que o previsto. Auxilia muito na comunicação e no feedback com a equipe.

O armazenamento do registro tem a função de apoiar nas lições aprendidas e nas futuras estimativas, pois a equipe poderá se basear nos esforços realizados tornando as estimativas mais assertivas.

Uma grande barreira ao registro de horas é a necessidade de se ter a disciplina do apontamento diário. As equipes técnicas consideram que o registro de horas é um trabalho administrativo e, portanto, perda de tempo.

Certa vez eu estava viajando de carro, na época o carro tinha um computador de bordo que calculava (registrava) a cada minuto quantos quilômetros eu tinha percorrido com um litro de gasolina. Eu estava naquelas estradas que são quilômetros e quilômetros de pista entre uma cidade e outra. De repente, uma luz acende no painel do carro. Era a indicação de que eu acabara de entrar na reserva. Pela indicação da última placa de sinalização a próxima cidade ficava a uma distância menor que o trecho percorrido da cidade anterior até aquele momento. Acontece que era domingo. Domingo em cidades pequenas do interior geralmente os postos de gasolina estão fechados e tinha um posto aberto na cidade anterior. Sem mais milongas, graças ao registro frequente do consumo eu pude tomar a melhor decisão entre seguir a frente ou voltar.

A equipe técnica precisa ter claro que faz parte do trabalho registrar o esforço gasto no projeto. Além disso, se registram diariamente evitarão as perturbações do gerente solicitando o registro das horas (pensem nisso).

Caso você recebesse seu salário diariamente mediante comprovação do esforço realizado no dia, o que você faria para se disciplinar a fazer o registro diário?